Tagung
Donnerstag, 23. April 2015, 9.00-13.30 Uhr
EURO PLAZA, Gebäude G, Am Euro Platz 2, 1120 Wien
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Tagung
Digitale Langzeitarchivierung

Leitung: Mag. Johann KREUZEDER

Archivierung länger als 7 Jahre
technologische, organisatorische und rechtliche Aspekte

Warum diese Tagung?
Die gesetzlichen Verpflichtungen für die Aufbewahrung von Daten existieren seit langer Zeit:

  • E-Mail-Verkehr:                                                3 Jahre
  • Buchhaltungs- und Geschäftsdaten:         7 Jahre
  • Sicherheitsdatenblätter im Bauwesen:    10 Jahre
  • Ambulanzakten und Röntgendaten:        10 Jahre
  • Lohnunterlagen (Lohnkonten):                30 Jahre
  • Stationäre Krankengeschichten:            30+ Jahre
  • Kulturgüter sollen gar für Generationen erhalten bleiben.
CIA: confidentiality, integrity, availability
Darum geht es auch bei der Archivierung.
Früher wurde in Papierform oder auf Mikrofiche archiviert.
Vertraulichkeit, Unverfälschtheit und Verfügbarkeit sind hier mit vertretbarem Aufwand zu gewährleisten.
 
Doch wie sieht es bei Daten aus, die heute in digitaler Form entstehen?
Man könnte sie ausdrucken und wie bisher archivieren. In Ein­zelfällen wird man das sogar tun, doch in der Regel ist das we­der sinnvoll noch machbar. Also muss man digital archivieren.
 
Was muss man hier beachten?
Die Vertraulichkeit kann man Dank elektronischer Verschlüs­selung noch effektiver garantieren als bei Papierdaten.
Bei der Unverfälschtheit und Verfügbarkeit sieht die Sache schon ganz anders aus:    
  • Digitale Daten lassen sich im Normalfall leicht und nicht nachvollziehbar verändern.
  • Und durch die extrem kurzen Innovationszyklen im IT-Be­reich sind Daten sowohl physisch (alte Hardware) als lo­gisch (alte Datenformate) schon oft nach wenigen Jahren nicht mehr lesbar. Oder können Sie heute noch eine DOS-WordPerfect-Datei von einer 5 1/4 Zoll Diskette oder einem QIC-Streamerband lesen und in einer Textverar­beitung öffnen?
Was Sie bei der digitalen Archivierung beachten müssen und welche Hilfsmittel zur Verfügung stehen, um die Ver­traulichkeit, Unverfälschtheit und Verfügbarkeit digitaler Daten zu gewährleisten, erfahren Sie in dieser hochkaräti­gen Veranstaltung.

9:00 Begrüßung Mag. Michaela Brank (ADV / Generalsekretärin)
Mag. Johann Kreuzeder (Tagungsleitung)
9:10   Ordnung ist die halbe Langzeitarchivierung
Die Digitale Langzeitarchivierung ist nur zum Teil eine technische Frage der Speicherung. Wesentliche Voraussetzungen zum Erfolg sind organisatorische Fragen zu Struktur und Findbarkeit der Daten.
Die Langzeitarchivierung funktioniert dann gut, wenn sie für die heutigen Nutzer einen Wert hat. Lösungen können nicht für einen Zeitraum von 50 Jahren geplant, durchgeführt und budgetiert werden.
Archivierung basiert auf einer guten Organisation der heute erzeugten Daten. Solange sie noch aktiv genutzt werden, müssen die zentralen Fragen geklärt sein. In der Fachsprache nennt man diese Organisation „records management“.
 
In diesem Vortrag werden diese Prinzipien als Checkliste präsentiert. Haben sie diese durchgearbeitet, lösen sich später Fragen der Speichermenge, Compliance, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen oder Integrität wesentlich leichter.
Dr. phil Martin Stürzlinger, MAS, MLS, (Archiversum)
09:55   Erfolgsfaktoren der Archivierung unter Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen
Der Vortrag beleuchtet die von der Wirtschaftsprüfung identifizierten Herausforderungen der österreichischen Unternehmen im Bereich der elektronischen Archivierung und gibt einen umfassenden Überblick über die gesetzlichen Anforderungen mit einem klaren Schwerpunkt auf die österreichische Gesetzgebung (UGB, BAO, DSG).  Eine Aufbereitung von Erfolgsfaktoren, die im eigenen Unternehmen umgesetzt werden können, rundet den praxisbezogenen Vortrag ab.
Mag. Andreas Niederbacher, CISA
(Deloitte Audit Wirtschaftsprüfungs GmbH)
10:30 Pause  
10:50  

Langzeitarchivierung beginnt dort, wo Daten entstehen! Ein Erfahrungsbericht aus einem Infrastrukturprojekt zur Langzeitarchivierung von Forschungsdaten
Digitale Archive sind heute längst nicht mehr nur Langzeitspeicher für Daten, sondern unterstützen ihre BenutzerInnen als virtuelle Forschungsumgebungen in wissenschaftlichen Arbeitsszenarien bei der nachhaltigen Bearbeitung, Verwaltung, Bereitstellung und Analyse digitaler Ressourcen. Der Beitrag beleuchtet Aufgaben und Herausforderungen des gegenständlichen Themas und berichtet über Erfahrungen aus einem Langzeitarchivierungsprojekt auf Basis der Open Source Software FEDORA (Flexible Extensible Digital Object Repository Architecture, fedora-commons.org).
 Ass.-Prof. Mag. Dr. phil. Johannes Stigler
(Zentrum für Informationsmodellierung,  Universität Graz)

11:25   Verknüpfung von physischen Dokumentenarchiven mit der digitalen Welt
Mit dem Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen werden heutzutage mehr und mehr Dokumente digital verarbeitet. Wie sieht es jedoch mit den analogen Daten wie z.B. dem Altarchiv aus? Eine vollständige Digitalisierung ist sehr kostenintensiv. Welche praktischen Lösungsansätze gibt es, um beide Welten miteinander zu verbinden?
Gerrit Merten (Rhenus Office Systems Austria GmbH)
 
12:00 Pause  
12:20   Piql Preservation Services - Eine zukunftssichere Lösung für Langzeitarchivierung digitaler Informationen
Der zukunftssichere Zugang zu digitalen Daten stellt konstante Herausforderungen an die Archivierung. Mit zunehmender Datenmenge steigen auch die Datenkomplexität und der damit verbundene Migrationsaufwand.
Das Ziel von In-Vision, Technologiepartner von PIQL, ist es, die digitale Archivierung mittels eines ganzheitlichen Ansatzes neu zu gestalten.
Durch die Kombination bewährter Technik mit innovativer Forschung ist es nun gelungen, eine OAIS (Open Archival Information System) konforme Lösung für die Langzeitarchivierung digitaler Daten zu präsentieren.
Alexander Rych (IN-VISION)
12:55 – 13.30   Die Open Source Enterprise Content Management Plattform Alfresco zur Langzeitarchivierung nutzen
Alfresco ist ein modernes Open Source Enterprise Content Management System, das auch in Österreich immer mehr Verbreitung findet. Dieser Vortrag zeigt, welche funktionalen und technischen Möglichkeiten die Plattform und das Records Management Modul von Alfresco bieten, um Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus zu verwalten. Ein Erfolgsgeheimnis von Alfresco ist die einfache Benutzbarkeit, dass dies auch für Archivierungsthemen gelten kann, soll darüber hinaus in diesem Vortrag bewiesen werden.
Dr. Peter Regner (ADV-Vorstand, FAW GmbH)
 Programmänderungen vorbehalten!

Mitwirkende Firmen:


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Teilnehmerbeitrag:
Pro Person EUR 220,-- für Mitglieder der ADV
Pro Person EUR 290,-- für andere Teilnehmer
zzgl. 10% MWSt
Der Teilnehmerbeitrag beinhaltet die Tagungsunterlagen, Erfrischungen und Mittagsverpflegung.
Für den zweiten und jeden weiteren Teilnehmer einer Firma/ Institution
(= eine Rechnungsadresse) werden 20% Rabatt gewährt.

Anmeldeschluss: bis 20. April 2015 verlängert!
Bitte haben Sie Verständnis, dass bei Stornierung Ihrer Anmeldung nach dem 03. April 2015 50% des fälligen Teilnehmerbeitrages in Rechnung gestellt werden. Selbstverständlich ist die Nennung eines Ersatzteilnehmers ohne Zusatzkosten möglich. Eine etwaige Absage oder Verschiebung aus dringendem Anlass behält sich der Veranstalter vor. In diesem Fall haben Sie selbstverständlich das volle und kostenlose Rücktrittsrecht.
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