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20.07.2017
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Best Practice für Beschaffung

Um einen effizienten und erfolgreichen Beschaffungsprozess zu gewährleisten und die vorgegebenen Ziele termingerecht zu erarbeiten und umzusetzen, sind folgende Schritte zu beachten.

GESCHÄFTSBEDARF ERMITTELN
Die konkrete IT-Beschaffungsstrategie muss die langfristigen Unternehmens-ziele im Fokus haben. Sie sollte die Anforderungen aus den Geschäftszielen widerspiegeln und die strategische Ausrichtung der  Unternehmensführung berücksichtigen. Bestehende Prozesse und Anforderungen aus den Fachabteilungen, Produktion, Einkauf, Marketing, Human Ressources, Controlling, etc. werden erhoben um durch den gezielten Einsatz von Softwaresystemen die Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten. Im Rahmen der Bedarfs-analyse wird die Beschaffung neuer Software evaluiert, mit dem bestehenden Software-Portfolio verglichen und als Managementvorlage zur Entscheidung nächster Software-Vorhaben aufbereitet. Es empfiehlt sich an dieser Stelle, alle relevanten Stakeholder früh in den IT-Beschaffungsprozess zu integrieren. In diesem ersten Schritt ist das Ziel einen priorisierten Maßnahmenkatalog gemeinsam mit den Fachbereichen und dem Management zu erarbeiten, sodass eine langfristige Planung der nächsten Software-Vorhaben ermöglicht wird. Dieser Maßnahmenkatalog in Kombination mit einem kontinuierlich gepflegten Bebauungsplan bilden die Grundlage für eine nachhaltige Wirtschaftlichkeits- und Wirksamkeitsanalyse. Zusätzlich ist in dieser Phase bereits die Entscheidungsvorbereitung für die bevorstehende Make-Or-Buy Entscheidung zu treffen.

ANFORDERUNGEN SPEZIFIZIEREN
Das Ziel der Anforderungsdokumentation ist die Erhebung der konkreten Anforderungen je ausgewähltem Vorhaben und die Erstellung eines Lastenheftes. Dieses Lastenheft soll eine, laut Standard IEEE 29148:2011, eindeutige, vollständige und nach Wichtigkeit priorisierte Beschreibung von Funktionen enthalten. Durch eine fundierte Anforderungsanalyse wird Missverständnissen zwischen dem Auftraggeber/der Auftraggeberin, den EntwicklerInnen und den weiteren Stakeholdern vorgebeugt. Die Verwendung eines adäquaten Softwaretools schafft Transparenz und zentralisiert die Dokumentation. Damit wird die Zusammenarbeit der Projektbeteiligten effizienter und Anforderungsänderungen werden durch eine stetige, nachvollziehbare Versionisierung an einer zentralen Stelle gespeichert und aktuell gehalten.

MARKTANALYSE & LIEFERANTENAUSWAHL
Noch während der Erstellung des Lastenheftes kann eine erste Auswahl potenzieller LieferantInnen erfolgen. AnbieterInnen mit passenden Softwarelösungen oder geeignetem Know-how (wie z.B.: IntegratorInnen, IndividualentwicklerInnen, …) werden eruiert, qualifiziert und zur Angebotslegung aufgefordert. Ziele der Marktanalyse sind einerseits die Validierung und gegebenenfalls Ergänzung der erhobenen Anforderungen entsprechend den am Markt existierenden Software-Systemen und andererseits die Identifizierung, welche Art der Lösung dem Bedarf des Unternehmens entspricht. Hier kann man zwischen Software-HerstellerInnen, Software-IntegratorInnen und Individualentwicklungs-AnbieterInnen unterscheiden. Jeder dieser Typen bietet Vor- und Nachteile, so ist zum Beispiel Individualentwicklung zu 100% an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen, was aber auch bedeutet, die Anforderungen müssen zu 100% bekannt und eindeutig beschrieben werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass  die Kosten explodieren. Wohingegen Standardsoftware auch als Basis für eine Anforderungserhebung gelten kann und der Fokus auf die Änderungen und Konfigurationen dieser Standardsoftware gelegt wird.
Die Marktanalyse ist am erfolgreichsten, wenn vorab bereits grobe Auswahlkriterien definiert wurden. Durch eine standardisierte Marktanfrage (RFI oder RFP) und eine passende Entscheidungsmatrix minimiert sich der Zeitaufwand dieser Informationsbeschaffung und der Entscheidungsprozess erhält die notwendige Transparenz und Struktur. Zur konkreten LieferantInnenauswahl werden an die qualifizierten LieferantInnen Angebotsanfragen (RFP) versendet. Hier wird die Verwendung eines konsistenten und strukturierten Angebotsspiegels, welcher die wichtigsten Punkte und Positionen der benötigten Software auflistet, empfohlen. Der Angebotsspiegel bietet durch sein einheitliches Format die Grundlage für einen transparenten und nachvollziehbaren Vergleich der unterschiedlichen AnbieterInnen und hilft bei der Vergabe. Mit der Generierung des Angebotsspiegels werden sämtliche Auswahlkriterien mit einbezogen, durch eine Bewertung der Angebote nach fachlichen und kaufmännischen Gesichtspunkten wird eine Vergabeempfehlung ermittelt. Die oder der passende LieferantIn wird über die Zuschlagsentscheidung informiert und es erfolgt die Ausgestaltung des Vertrages.

SCOPE MANAGEMENT
Nach der LieferantInnenauswahl beginnt die Projektumsetzung. Im Rahmen des Scope-Managements ist das Ziel die zu Beginn definierten Anforderungen durch die Umsetzung zu begleiten. Alle Änderungen in den Bedarfen und somit Anforderungen müssen dokumentiert und beobachtet werden und in den Umsetzungsplan miteinfließen. Diese Änderungen werden als Change Requests dokumentiert und in regelmäßigen Abständen durch die Projektleitung & -lenkung kontinuierlich auf Umsetzung geprüft. Die genehmigten Change Requests fließen in die Projektplanung mit ein. Eine termingerechte Umsetzung wird damit garantiert und die vollständige, bedarfsgerechte Umsetzung des Projektes sichergestellt.
Durch die Genehmigung der Projektleitung oder einem Lenkungskreis wird einem Zuwachs irrelevanter Funktionen, oder weiteren Änderungswünschen die keinen Bezug zum Projektziel folgen, vorgebeugt.
Änderungswünsche, die nicht das unmittelbare Projekt betreffen, werden daher durch das Scope Management dokumentiert und nach Projektabschluss bearbeitet.

PROJEKTABNAHME
Nach der erfolgreichen Umsetzung des Projektes erfolgt die Abnahme gemeinsam mit dem Kunden, der Kundin und UmsetzerInnen. Neben einer inhaltlichen und funktionalen Kontrolle aller ermittelten Anforderungen, werden Metriken zur Erfolgskontrolle verwendet. Wurde zur Abschätzung des Aufwandes bereits eine Function-Point-Analyse durchgeführt, ist ein Vergleich beider Ergebnisse möglich. Dadurch können direkt mögliche Abweichungen und Änderungen ermittelt und mit dem definierten Projektumfang abgeglichen werden. Das Ergebnis sind qualifizierte und plausibilisierte Change Requests.

An dieser Stelle sei auf die jährliche ADV-Konferenz ITAMKO IT-Architektur-Management Konferenz 2017 verwiesen, die heuer am 10.10.2017 in Wien stattfindet.