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07.02.2017
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Das Intranet von morgen: Der „Digital Workplace“

Die Definition für „Intranet“ ist längst nicht mehr so einfach, wie man denken würde – im Grunde versteht jeder etwas anderes darunter. Intranet, Social Intranet, Collaboration Plattform, Digital Workplace – viele Begriffe, die eine einheitliche Definition erschweren. Wo also fängt ein Intranet an, wo hört es auf und vor allem: Wie sieht der Zeitgeist von morgen aus? Wie entwickelt sich das Intranet?


Katharina Popek, MSc. TIMETOACT GROUP


In der TIMETOACT GROUP beschäftigen sich die Social-Collaboration-Spezialisten jeden Tag aufs Neue mit der spannenden Thematik „Intranet“. „Die erste Kategorisierung ist eigentlich recht unkompliziert. Sie orientiert sich an den Hauptfunktionen, die ein Intranet bietet“, erklärt Katharina Popek, Geschäftsführerin der TIMETOACT GROUP Österreich. Daraus ergeben sich die folgenden Grundkonzepte:

Ein traditionelles Intranet dient der One-Way Kommunikation und bietet den Mitarbeitern zum Beispiel News und Unternehmensinformationen, die von einem festen Redaktionsteam zur Verfügung gestellt werden.

Ein Social Intranet ist hingegen als Collaboration-Plattform konzipiert. Hier steht die Peer-to-Peer Collaboration im Vordergrund, die Inhalte werden von den MitarbeiterInnen in Eigenregie erstellt. Entsprechende Plattformen ermöglichen das gemeinsame Bearbeiten von Inhalten und den schnellen, unkomplizierten Austausch untereinander.

Häufig trifft man Mischformen beider Intranet-Varianten an. Ein Digital Workplace vereint schließlich Kommunikation und Collaboration auf einer Plattform und integriert darüber hinaus auch weitere Applikationen. Hierdurch wird das Intranet wirklich zum Dreh- und Angelpunkt aller wichtigen Informationen und Dokumente, aller Applikationen sowie Kernelement der Kollaboration. „Der Digital Workplace ist aus unserer Sicht eindeutig der innovativste Ansatz, der die Zusammenarbeit im Unternehmen zukünftig ohne Zweifel nachhaltig prägen wird“, weiß Katharina Popek. „Dabei ist es ganz egal, auf welche Plattform ein Unternehmen am Ende setzt. IBM Connections, Microsoft SharePoint oder Google GSuite – die Marktführer bieten sukzessive alle Möglichkeiten, einen Digital Workplace aufzubauen. Welche für das Unternehmen die richtige ist, finden wir in gemeinsamen Workshops heraus.“

Wie funktional ist Ihr Intranet?
Ist es einfach, in Ihrem Intranet Inhalte mit den richtigen Personen zu teilen? Finden Sie schnell Antworten auf arbeitsspezifische Fragen oder auch den richtigen, internen Ansprechpartner? Wissen Sie, was Sie mit der Menge an Informationen in Ihrem Intranet anfangen sollen? Unterstützt Ihr Intranet Sie dabei, Themen zu erörtern, die Ihre Abteilung betreffen – oder auch das gesamte Unternehmen? Hilft Ihr Intranet Ihnen dabei, Ihr Mailaufkommen zu verringern?

Sie können nicht alle Fragen mit einem klaren „Ja“ beantworten? Dann ist Ihre Intranet-Lösung möglicherweise eher ein Intranet-Problem und noch ein ganzes Stück vom Digital Workplace entfernt. Der Grund hierfür liegt oft in  der Fragmentierung: Es gibt zig verschiedene Daten- und Informationsquellen und damit hunderte von Informationssilos, die nicht oder nur eingeschränkt miteinander verbunden sind. Anstatt einen „Single Point of Truth“ (SPoT) zu bilden, verteilen sich die Inhalte auf mehrere Plattformen. Dadurch haben die MitarbeiterInnen nicht nur damit zu kämpfen, dass sie ständig zwischen den Plattformen wechseln und ihre Aufmerksamkeit entsprechend aufteilen müssen. Es entstehen auch Probleme aufgrund von Content Fragmentierung, Überschneidungen, Redundanzen und Inkonsistenzen. Ein derartiges Intranet ist eine administrative Herausforderung, die in der Regel eine schlechte Usability schafft.

Die Lösung liegt in einem Intranet, das auf einer einzigen Plattform basiert. Ohne Durcheinander, ohne Silos – bereit, den User voll und ganz abzuholen. Ein vollständiger „Single Point of Truth“, oder anders gesagt: Ein Digital Workplace.
„Es ist immer eine große Arbeitserleichterung, wenn nicht mehr zwischen verschiedenen Plattformen gesprungen werden muss. Unsere Erfahrung zeigt, dass die MitarbeiterInnen das Intranet tatsächlich umso aktiver nutzen, je mehr Funktionen es integriert. Natürlich ist es vom traditionellen Intranet zum Digital Workplace ein langer Weg. Aber wie sagt man so schön? Jede Reise beginnt mit einem ersten Schritt. Viele unserer Kunden und Kundinnen setzen ihren Digital Workplace in Etappen um und schaffen so eine immer bessere Arbeitsumgebung für ihre MitarbeiterInnen. Wir unterstützen dabei gerne“, fasst Katharina Popek zusammen.

Die Spezialisten der TIMETOACT GROUP stehen für Rückfragen zum Thema jederzeit gerne telefonisch +43 1 5350754-0 oder per Mail unter info@timetoact.at zur Verfügung.
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