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08.02.2016
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Digitale Langzeitarchivierung od. die IT als Alleskönner!?

Laut Wikipedia versteht man unter digitaler Langzeitarchivierung „die Erfassung, die langfristige Aufbewahrung und die Erhaltung der dauerhaften Verfügbarkeit von Informationen“. Vor allem bei der Langzeitarchivierung von digital vorliegenden Informationen (digital preservation) stellen sich neue Probleme. „Langzeit“ bedeutet für die Bestandserhaltung digitaler Ressourcen nicht die Abgabe einer Garantieerklärung über bspw. fünf oder fünfzig Jahre, sondern die verantwortliche Entwicklung von Strategien, die den beständigen, vom Informationsmarkt verursachten Wandel, bewältigen können.

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v.l.n.r. Dr. Martin Stürzlinger, Mag. Stephen Biwald

Dabei darf nicht übersehen werden, dass jede Information einen unterschiedlichen Wert hat. Die Bandbreite reicht von unwichtig, bis über Jahre hinaus relevant. Daten und Informationen sollten somit entsprechend ihrer Bedeutung behandelt werden. Doch wer und auf welcher Grundlage wird bestimmt was wichtig ist und was nicht? Sehr oft werden diese Fragen an die IT delegiert.

Die IT wird’s schon richten!
Mit einer nahezu grenzenlosen Selbstverständlichkeit wird die IT von außen als alleiniger und  hauptverantwortlicher Problemlöser angesehen, sobald das Wort digital fällt. Und ganz besonders dann, wenn sich das Wort Langzeitarchivierung dazu gesellt.

Ein Grund warum das so ist, liegt darin, wie wir die Worte „Archiv“ bzw. „archivieren“ verwenden. Auf Google Books Ngram werden alle Worte gezählt, die in den von diesem Projekt gescannten Büchern vorkommen. Dabei sieht man, dass die Verwendung des Wortes „archivieren“ seit den 1960er Jahren in einem starken Anstieg begriffen ist. Diese Kurve weist starke Parallelen mit der Entwicklung der IT auf.

Hinzu kommt, dass der Bedarf an Langzeitarchivierung stark steigend ist. Umfragen wie jene von SAP (unter ihren NutzerInnen) belegen dies nachdrücklich. 80% der befragten Unternehmen gaben an, Informationen über 50 Jahre aufzubewahren und 68% glauben, ihre Daten sogar länger als 100 Jahre aufbewahren zu müssen. Alles kein Problem, dafür gibt’s ja die IT!

Speichern ≠ Langzeitarchivieren
Meistens wird heute mit Archivieren nur das Speichern oder das Lagern an einem sicheren Ort gemeint. In der EDV werden

Daten auf einem File-Server, einer DVD oder einer externen Festplatte „archiviert“. Wie lange die Daten dort lagern müssen und ob sie nach 100 Jahren noch lesbar sind, spielt dabei keine Rolle. Der ursprüngliche Sinn des Wortes Archivieren – das authentische und lesbare Aufbewahren über einen langen Zeitraum – geht dabei verloren.

Dieses „Archivieren“ ist typisch für das Speichern von Unterlagen über einen relativ kurzen Zeitrahmen, wie zum Beispiel die Aufbewahrung steuerlich relevanter Belege. In der Regel geht es darum, dass die Daten nicht verloren gehen und sie im Zugriff bleiben.

„Langzeit“ beschreibt aber einen längeren, oft nicht definierbaren, Zeitraum, der auch über die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben hinausgehen kann. Unklar sind dabei die zukünftigen BenutzerInnen, deren Fragestellungen sowie die notwendige Soft- und Hardware um die Anfragen durchzuführen. Die Langzeitarchivierung beschäftigt sich also nicht mit bestimmten digitalen Ressourcen.

Sie umfasst das kontinuierliche Entwickeln von Strategien, um rechtzeitig auf die ständigen und teilweise nicht vorhersehbaren Änderungen auf dem Gebiet der Informationstechnologie reagieren zu können. Die Frage der technischen Speicherung ist eine Grundvoraussetzung. Wesentliche Voraussetzungen zum Erfolg sind zudem organisatorische Fragen zu Metadaten, Struktur und Findbarkeit der Daten. Sie stehen am Beginn dieses Prozesses, der technische Teil folgt danach.

Mit vereinten Kräften!
Die Langzeitarchivierung kann sich nicht an der Zukunft orientieren, sondern muss im heute verankert sein. Lösungen können nicht für einen Zeitraum von 50 Jahren geplant, durchgeführt und budgetiert werden. Sie funktioniert dann gut, wenn sie für die NutzerInnen einen Wert hat. Daher basiert jede Archivierung auf einer guten Organisation (Records Management) der heute erzeugten Daten. Undifferenzierte Daten in einer Mailbox oder am File-Server sind nur aus der Erinnerung einzelner Personen zu gebrauchen. Für ein Archiv sind sie ein ökonomisches und juristisches Risiko.

Wichtig sind daher:
  • Klare Richtlinien wie mit Unterlagen umzugehen ist.
  • Die Unterscheidung von geschäftsrelevanten und nicht relevanten Unterlagen.
  • Eine dauerhaft gut strukturierte Ablage.
  • Gute Metadaten, die auch jene Fakten festhalten, „die jeder weiß“.
  • Die Vernichtung von Daten, wenn sie aus organisatorischen, rechtlichen oder historischen Gründen nicht mehr benötigt werden.

Die Langzeitarchivierung digitaler Objekte bedarf einer umfangreichen und verbindlichen Policy, die sich aus technischen, organisatorischen und rechtlichen Perspektiven zusammensetzen muss. Der Plan zur Bestandserhaltung ist auf eine dauerhafte Aufbewahrung ausgerichtet und nicht zeitlich befristet. Institutionelle Führungswechsel oder technische Innovationszyklen dürfen diese Richtlinien nicht beeinflussen. Das Know-how und die Erfahrung verschiedenster SpezialistInnen sind dafür notwendig. Darauf zu bauen, dass einer allein bzw. ausschließlich die Kompetenz der IT für diese Herausforderung ausreichend wäre, ist ein Trugschluss.

1    https://de.wikipedia.org/wiki/Langzeitarchivierung, 11.12.2015
2     http://nestor.sub.uni-goettingen.de/handbuch/artikel/nestor_handbuch_artikel_435.pdf , 11.12.2015


von Mag. Stephen Biwald, Dr. Martin Stüzlinger

An dieser Stelle sei auf die jährliche ADV-Tagung Digitale Langzeitarchivierung verwiesen, die heuer am 21.4.2016 in Wien stattfindet. Dr. Martin Stürzlinger und der Alt-Generalsekretär der ADV, Mag. Johann Kreuzeder, führen Sie durch die Tagung. Näheres zur Tagung entnehmen Sie unserer Website unter: www.adv.at/events

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