Bildung
07.02.2017
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Digitalisierungsstrategien entwickeln und Roadmap für die digitale Transformation vereinbaren

Nahezu alle Unternehmen und Dienstleistungsorganisationen müssen sich den Herausforderungen der Digitalisierung umfassend stellen und mehr oder weniger disruptive Veränderungen ihrer Geschäfts- und Arbeitsfelder vornehmen. Ohne eine Digitalisierungsstrategie und eine dazu notwendige „Business- und Digitalisierungs-Health-Analyse“ wird es – da sind sich alle ExpertInnen und Studien einig - nicht gehen. Sowohl die
Produkte als auch die Prozesse der Unternehmen sind im Hinblick auf vorhandene Digitalisierungspotenziale einer Prüfung zu unterziehen und müssen mit agilen Methoden auf die neuen Herausforderungen und Chancen für die Unternehmen neu „aufgesetzt“ werden. Hier sind IT und Business gleichzeitig gefordert. Wie ein Vorgehen zur Erarbeitung einer Digitalisierungsstrategie für ein Unternehmen, oder eine Dienstleistungsorganisation aussehen kann und sich daraufhin eine Umsetzungs-Roadmap (Masterplan) ableiten lässt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Um zu einer Roadmap bzw. zu einem digitalen Masterplan zu gelangen, empfehle ich ein Vorgehen in vier Schritten:
Schritt 1: Lagebeurteilung: Digitalisierungspotenziale analysieren (Produkte, Prozesse etc.).
Wichtige Unterstützung leisten dabei bewährte und neue Analysemethoden wie die Business-Analyse (mit Geschäftsfeldanalysen, Prozessanalysen), Digitale Produkt- und Service-Analyse sowie die SWOT-Analyse. Speziell für die Ermittlung der Digitalisierungspotenziale haben Organisationen heute ein Digital-Health-Check-Verfahren etabliert.

Schritt 2: Konzeptentwicklung: Digitalisierungslösungen konzipieren
  • Grundlegende Strategierichtungen: Design Thinking nutzen
  • Ziele, Visionen für die Digitale Transformation, Mission,
  • Digitale Geschäftsmodelle festlegen (Digital Business Model Innovation)
  • Geschäftsprozesse digital ausrichten (Process Digitisation und Automation)

Schritt 3: Strategische Handlungsfelder für die digitale Transformation vereinbaren
  • Strategische Digitalisierungstechnologien auswählen und Architekturvorgaben (etwa zu digitalen Plattformen) festlegen
  • Strategien zur digitalen Lösungsentwicklung vereinbaren (DevOps etc.)
  • Digitale Services definieren und Qualität der Service-erbringung strategisch festlegen
  • Innovationskultur und Digital Workplace-Management etablieren


Schritt 4: Roadmap, Masterplanung und Betrieb von Digitalisierungslösungen

  • Digital Product Roadmap entwickeln
  • Projektportfolio festlegen
  • Masterplan für die digitale Transformation verabschieden


Lagebeurteilung - Digitalisierungspotenziale analysieren
Um zu abgestimmten Vereinbarungen für die Umsetzung der digitalen Transformation im Unternehmen zu gelangen, ist eine ausgewogene Lagebeurteilung unerlässlich. Dabei muss seitens der Geschäftsführung in Verbindung mit der IT-Organisation (des CIO bzw. der IT-Leitung) eingeschätzt werden, wie das Kundenprofil unter dem Aspekt der neuen Möglichkeiten der Digitalisierung einzuordnen ist und welche digitalen Produkte bzw. welche IT-Services künftig angeboten werden sollen und müssen. Dazu sind – im Gegensatz zur Vergangenheit – heute zunächst auch Business-Analysen sowie sog. Digital-Health-Analysen durchzuführen.

Folgende Prüfungen und Aktivitäten sind ergänzend von besonderer Bedeutung:

  • Prüfung der aktuellen und Festlegung der künftigen Geschäftsausrichtung des Unternehmens: Im Rahmen von gezielten Interviews/Befragungen mit der Unternehmensführung sind die zentralen Parameter für die zu entwickelnde Digitalisierungs-Strategie zu ermitteln und zu dokumentieren. Wichtige Fragen, die adressiert und beantwortet werden sollten, sind bspw.: Welches sind die Haupt-Geschäftsfelder unseres Unternehmens? Wie wird die zukünftige Geschäftsentwicklung des Unternehmens unter den Möglichkeiten der Digitalisierung eingeschätzt? Welche neuen Geschäftsfelder und Geschäftsprozesse zeichnen sich mit der Digitalisierung ab? Welche aktuellen Herausforderungen sowie rechtliche Regularien sind generell bzw. spezielle für die Digitalisierungslösungen des Unternehmens zu beachten?
  • Wettbewerbsanalyse: Die Branchen- und Wettbewerbstrends können im Regelfall durch externe Quellen wie zum Beispiel Branchenberichte von Analysten oder Industrieverbänden angereichert werden. So kann ein möglichst vollständiges Bild erworben werden, das für die Strategiefestlegungen oft außerordentlich wichtig sein kann.


Um die strategische Ausrichtung der IT-Organisation (des IT- Dienstleisters, der IT-Abteilung etc.) im Hinblick auf die Digitalisierungsnotwendigkeiten entwickeln und präzisieren zu können, ist ein Blick auf das Leistungs- und Kundenportfolio der IT-Organisation und die Ableitung der wesentlichen Erfolgsbedingungen für die Erbringung von hochwertigen Dienstleistungen für die digitalen Transformationsprozesse in der jeweiligen Branche erforderlich. Insbesondere ist daraufhin der bisherige IT-Servicekatalog im Hinblick auf ergänzende bzw. veränderte digitale Services fortzuschreiben. Die durch die IT bzw. die Digitalisierungspartner erbrachten Services werden in einem Katalog zusammengestellt und bilden die Grundlage für die Servicestrategie. Typische Leistungskategorien sind IT-Infrastruktur-Services, Applikationsservices, Benutzerservices (IT-Services), Projekt- Dienstleistungen, IT-Beschaffung sowie Innovationsberatung und Innovationssicherung.

IT-Situationsanalysen liefern Ihnen eine umfassende Sicht der IT-Situation im Unternehmen insbesondere aus fachlicher und technischer Sicht. Dabei sollte der erreichte Stand skizziert, eine Standortbestimmung vorgenommen und der Handlungsbedarf aus Sicht der Fachbereiche oder der Tochterunternehmen für die Bewältigung der erkannten Digitalisierungs-Herausforderungen aufgezeigt. Besondere Bedeutung kommt der SWOT-Analyse zu. Aus den identifizierten Stärken und Schwächen bzw. Risiken und Chancen lassen sich sehr gut Maßnahmen bzw. notwendige Projekte ableiten. Handlungsbedarf bzgl. IT ergibt sich aus dem Ausbau von (bestehenden) Stärken, dem Abbau von Schwächen, dem Nutzen von (künftigen) Chancen sowie dem Bekämpfen von Risiken; und zwar jeweils im Hinblick auf  digitale Produkte und Leistungen, Digitalisierungsprozesse, sowie das einzusetzende IT-Personal.

Konzeptentwicklung: Digitalisierungslösungen konzipieren
Um auf der Basis der Analyseergebnisse zu den Digitalisierungspotenzialen der jeweiligen Organisation/Branche zu gelangen, können die strategischen Zielsetzungen präzisiert, Analysen zur IT-Organisation (Capability-Analyse, Plattform-Analyse) vorgenommen, Technologie- und Applikationstrends zur Digitalisierung eingeschätzt werden.

Grundsätzlich müssen Sie im Rahmen dieser Phase der digitalen Transformation - ausgehend vom Ist-Zustand und den Anforderungen des Unternehmens an die IT bzw. die Digitalisierung insbesondere die Vision, die Mission, die Ziele und Wege beschreiben, wie die digitalen Transformationsprozesse in Ihrer Organisation erfolgen sollen.

Erarbeitet werden die strategischen Überlegungen in der Regel unter der Federführung des CIO bzw. der IT-Governance-Organisation, wobei eine Mitwirkung von ExpertInnen aus allen Fachbereichen des Unternehmens unerlässlich ist. Ggf. haben Organisationen dazu aber auch schon die spezielle Rolle eines Chief Digital Officers geschaffen. Die Erarbeitung einer Digitalisierungs-Strategie stellt eine wesentliche Voraussetzung dar, um optimale digitale Produkte, Digitalisierungsprozesse und IT-Services unter Beachtung von wirtschaftlichen Aspekten bereitzustellen. Folgende Ausgangspunkte für die Entwicklung einer nachhaltigen Digitalisierungsstrategie sind zu beachten: Strategische Herausforderungen und die Bestimmung des Wertbeitrages der Digitalisierung, das Dokumentieren der Mission der IT-Organisation, das Formulieren und ggf. Aktualisieren der Digitalisierungs-Vision (integriert dargestellt in einer Vision-Map) sowie das Vereinbaren der strategischen Ziele der IT-Organisation (zum Beispiel orientiert am Konzept der IT-Balanced Scorecard).

Strategische Handlungsfelder für die digitale Transformation vereinbaren, sowie strategische Teilkonzepte zu Organisations-, Personal-, Service- und Sourcingfragen konkretisieren.
Ihr Ziel muss es letztlich sein, Enterprise-Architekturplanungen darzulegen und daraufhin Maßnahmen und Projektportfolios in einem IT-Masterplan zu dokumentieren, der dann an die wesentlichen Stakeholder und KundInnen kommuniziert werden kann.

Wie sehen die wesentlichen Positionierungen aus strategischer Sicht aus?

Organisatorische Positionierung der IT (Strategien zur organisatorischen Ausrichtung): Im Rahmen einer organisatorischen Beurteilung werden die Rollen, Strukturen und informatik-relevanten Prozesse der Organisation analysiert. Um zu einer zukunftsfähigen Ausrichtung der IT-Organisation zu gelangen, empfiehlt sich für die Strategieentwicklung folgendes stufenweises Vorgehen. Im Mittelpunkt steht die Frage, inwieweit sich für die Digitalisierungs-Herausforderungen eine bimodale Organisationsform anbietet. Darüber hinaus müssen IT-Prozesse identifiziert und optimiert werden, um die gewünschten IT-Digitalisierungs-Leistungen zu erbringen.

Weitere zu klärende Fragen sind: Welche Rollen sind in den jeweiligen Prozessen nötig, um die Aufgaben optimal zu erledigen? Welche organisatorischen Regelungen müssen vereinbart und getroffen werden? Die Beantwortung der Fragen liefert eine Übersicht und eine Beurteilung der gewählten organisatorischen Lösungen, des erreichten Organisationsgrades, der Mengengerüste und des Ressourceneinsatzes (Personal, Finanzen und kritische Ressourcen)

Kundenorientierte Positionierungen: Bezüglich einer kundenorientierten Positionierung sind insbesondere Überlegungen für ein strategisches Anforderungsmanagement (Methoden und Vorgehen) sowie zum Service-Level-Management wesentlich.

Servicestrategie: Bezüglich der IT-Servicestrategie wird neben der Fortschreibung des IT-Servicekatalogs insbesondere die Ausrichtung und grundsätzliche Vorgehensweise auf dem Weg zu einer ITIL-konformen Organisation definiert. Hierbei werden Zeithorizonte, Projektverfahren und Kosten beschrieben, sowie der Return on Investment ermittelt. Der daraus resultierende Maßnahmenkatalog enthält die priorisierten Schritte zur Erweiterung und Neuorganisation der IT, um zum gewünschten Ziel zu gelangen.

Personalstrategie/Capability-Management: Die Beschreibung der Personalstrategie innerhalb der IT (Qualifikation der einzelnen Beschäftigten, Weiterbildungskonzepte, Laufbahnen) enthält Aussagen zur strategischen Personalplanung, durch die sichergestellt werden kann, dass qualifiziertes IT-Personal in ausreichender Menge zur Verfügung steht, um allen künftigen Aufgaben der IT-Organisation aufgrund der neuen digitalen Herausforderungen in hohem Maße gerecht zu werden.
Wichtig ist auch ein aktives Talent-Management zur Stärkung der „Digital Skills“. Besonders spezielle Ausbildungsprogramme, Digital Bootcamps, Mentoring oder den Aufbau von Digital Think Tanks tragen zur Optimierung der digitalen Arbeitsweise bei.

Sourcing-Konzept: Gerade in den Anfangsphasen der digitalen Transformationen greifen auch viele Groß-Organisationen bewusst auf externe Kapazitäten zurück (im Bereich der Digitalisierung gibt es zahlreiche Partnerships mit innovativen Start-up-Unternehmen). Zur Gestaltung von Sourcing-Strukturen sind strategische Aussagen zu folgenden Punkten darzulegen: Leistungsumfang (Eigenerstellung versus partielle oder totale IT-Auslagerung), Anzahl der Leistungsbereitsteller (Single-Sourcing, Dual Sourcing als typische Variante sowie Multiple-Sourcing), Zeitraum (Fristigkeit von 5-10 Jahren als typische Größe bei IT-Auslagerungen), Art der Leistungserbringung (intern versus extern) Ort der Leistungserbringung („On-site“ beim Nachfrager versus „Off-site“ beim Anbieter).

IT-Risikopolitik und Compliance- Strategie: Im deutschen KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich) ist die Unternehmensleitung verpflichtet, (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich) ist die Unternehmensleitung verpflichtet, „…geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden.“ Selbst wenn ein unternehmensweites allgemeines Risikomanagement etabliert ist, fehlt vielfach die spezifische Berücksichtigung der Risiken, die in den digitalen Produkten und Prozessen, den IT-Systemen und in den Digitalisierungs-Projekten liegen. Durch die zunehmenden Regulierungsvorgaben, sowie eine stetig wachsende Zahl von Projekten bzw. der höheren Komplexität der IT-Systeme ist davon auszugehen, dass Digitalisierungs-Risiken in vielen Organisationen verstärkt in den Blickpunkt geraten werden. Wesentlich ist deshalb aus strategischer Sicht zunehmend, ein eigenständiges Risikomanagementsystem zu entwickeln und zu implementieren. Aufbau und Weiterwicklung sind im Strategiedokument zu fixieren.

Empfehlungen zu den Enterprise- bzw. IT-Architekturen (Architekturkonzept für die Digitalisierung): Ein weiterer Planungsbereich betrifft die Enterprise Architekturen des Unternehmens, wobei sich eine grafische Darstellung der aktuellen Enterprise-Architektur (ein sog. Big Picture) als Ausgangspunkt anbietet. Es umfasst die Bereiche IT-Infrastrukturen, Anwendungen (IT-Applikationen) sowie Geschäftsfunktionen/Geschäftsprozesse des jeweiligen Unternehmens in ihrem Zusammenhang. Damit werden das Management der gesamten IT-Landschaft wesentlich erleichtert, Potenziale für Kostensenkungen gezielt erkannt und die Effizienz der IT insgesamt signifikant erhöht. Die IT-Bebauungspläne geben dann an, wie zurzeit (sog. IT-Ist- Architektur) oder wie zukünftig (sog. IT-Soll-Architektur) die IT aussieht bzw. aussehen soll.

Roadmap, Masterplanung und Betrieb von Digitalisierungslösungen
Notwendig ist, dass Unternehmen – basierend auf einer Digitalisierungsstrategie - ihre digitalen Geschäftsmodelle konsequent nach einem strukturierten digitalem Masterplan aufbauen und in Projekten umsetzen.

  • Die Umsetzung des digitalen Masterplans bedarf einer ganzheitlichen Managementunterstützung für alle Entwicklungs- und Implementationsteams.
  • Wichtig ist darüber hinaus, dass die Unternehmensführung eine digitale Innovationskultur über alle Unternehmensbereiche hinweg fördert. Schlagworte wie Digital Leadership bzw. Digital Empowerment kennzeichnen die Richtung, in die es gehen muss.
  • Führungsverantwortlichkeiten und -rollen (etwa der Chief Digital Officer) können - so die Meinung vieler ExpertInnen - dafür sorgen, dass die nötigen Leadership-Skills vorhanden sind und ein Entrepreneur-Geist entsteht.


Notwendig ist die Dokumentation der Vorhabens-Planung in einem digitalen Masterplan. Dieser beschreibt im Wesentlichen die Digitalisierungs-Projekte (bzw. die Projekte mit IT-Beteiligung), die in den nächsten Jahren umgesetzt werden sollen. Neben einem Projektportfolio sollte eine Masterplan-Grafik entwickelt werden, die die Informationssysteme bzw. Projekte auf einer Zeitachse abbildet, um so die Weiterentwicklung der IT-Landschaft bzw. der digitalen Produkte und Verfahren im Zeitverlauf zu illustrieren, so dass auch potenzielle Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Digitalisierungs-Projekten (und auch anderen Projekten der Core-IT) identifiziert werden.

Mittels eines sog. Digital Leadership sollen entsprechende Veränderungen in der Unternehmenskultur, im Verhalten der MitarbeiterInnen, aber auch im öffentlichen Auftreten von MitarbeiterInnen und ManagerInnen initiiert und realisiert werden. Dies kann etwa durch das Schaffen von „kreativen Inseln“ im Unternehmen ermöglicht werden, wobei aber auch wesentlich ist, dass sich diese nicht zu weit vom restlichen Unternehmen entfernen, sondern dieses mit den digitalen Innovationen „infizieren“.

Denkbare Maßnahmen der Innovationsförderung sind:

  • Human Resources Management in den Fokus nehmen: Flexible Arbeitszeitmodelle und Regeln für Home-Office vereinbaren; Firmenkultur prägen
  • Facility Management im Fokus: Revitalisierung von Büros, Laboren etc. zum Digital Workplace, Ausstattung der Beschäftigten für verschiedene Arbeitsmodi (lokal, mobil, Team, Home-Office etc.)
  • IT-Neuerungen frühzeitig erproben: Mobility-Technologien und Geräte (BYOD), Bereitstellung aller benötigter Applikationen und Daten, Self-Service Portale und Automatisierung


Merke: Die Digitalisierung verlangt von Unternehmen eine Überprüfung von Kultur und Führung. Damit das mittlere Management sich bewegen kann, braucht es ein neues Verständnis von seiner Rolle und davon, wie sich seine Spielräume und Verantwortung verändern.

Fazit: Digitale Transformation bedeutet letztlich, dass in Unternehmen aller Branchen auf nahezu allen Ebenen der Organisation an verbesserten (datengetriebenen) Prozessen, neuartigen digitalen Produkten und Strategien gearbeitet werden muss. Auf die Gesamtwirtschaft bezogen zeichnet sich außerdem die Etablierung neuer Unternehmen ab, die die Digitalisierung als ihre Basis haben. Eine Fixierung der strategischen Überlegungen (mit integrierter Masterplanung) ist heute für nahezu alle Unternehmen und Dienstleistungsorganisationen wesentlich, um die richtigen Entscheidungen und Handlungen für eine Unternehmens- und IT-Steuerung (Planung und Steuerung der IT-Produkte und IT-Services) der Organisation zu gewährleisten.

ADV-Methodenworkshops:
Unterstützt durch ein ganzheitliches Methoden-Toolkit „Digitalisierungsstrategie-Entwicklung“ können Sie in einem ADV-Workshop, der im  Februar 2017 in Wien stattfindet, die notwendigen Handlungskompetenzen erlangen,  um schrittweise zu einer Digitalisierungsstrategie und zu einer Umsetzungs-Roadmap zu gelangen. Sie erfahren anhand von praktischen Beispielen, wie Sie einen digitalen Health-Check für Ihre Organisation durchführen und daraufhin Digitalisierungslösungen konzipieren können. Damit werden die Voraussetzungen für optimale digitale Lösungen (digitale Produkte, Prozesse und Services) geschaffen, die nachhaltig die IT-Landschaft verändern dürften.

Weitere Workshops dieser Reihe:

  • Workshop: Strategische IT-Planung – wie komme ich zum IT-Masterplan für mein Unternehmen?, am 20.02.2017
  • Workshop: Digitale Strategien – so entwickeln Sie die IT-Roadmap für Ihre digitalen Produkte, Prozesse und Services!, am 21.02.2017
  • Workshop: IT-Architekturen – wie Sie die komplexe IT-Landschaft Ihres Unternehmens dokumentieren und managen, am 08.05.2017
  • Workshop: Business-Analysen – wie identifiziere ich Geschäftsan­forderungen, um optimale IT-Lösungen zu erhalten!, am 09.05.2017
  • Workshop: IT-Benchmarking – wie Sie durch IT-Kennzahlenvergleiche Kosten senken bzw. IT-Leistungen steigern!, am 19.06.2017
  • Workshop: IT-Services optimieren – wie Sie mit einem IT-Servicekatalog und SLAs zu bester Servicequalität gelangen!, am 20.06.2017


Mehr zu den Workshops entnehmen Sie unserer Website unter: www.adv.at/events. 

 

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