Wissen
04.07.2016
Artikel drucken

Herausforderung "IT-Management-Methoden"

Neue Informations- und Kommunikationstechnologien aber auch neue Kundenanforderungen stellen die IT-Organisation in Unternehmen und Verwaltungen vor vielfältige Herausforderungen strategischer und operativer Art. Gleichzeitig gilt es, die IT-Services und IT-Prozesse permanent zu optimieren sowie einen sicheren und fehlerfreien IT-Systembetrieb zu gewährleisten. Um Planungsergebnisse, Entscheidungen und Maßnahmen für die Umsetzung abzusichern, benötigen alle Beteiligten ganzheitliche Problem-lösekompetenz, die alle wichtigen Faktoren und Kriterien für nachhaltige IT-Lösungen einbezieht. Welche Methoden für die Lösung der dazu nötigen IT-Planungs-, Entscheidungs- und Steuerungsaufgaben hilfreich sind, das zeigt Ihnen im Überblick der folgende Beitrag von Ernst Tiemeyer. Er skizziert gleichzeitig die neu von der ADV angebotenen Methodenworkshops, die für IT-ExpertInnen, das IT-Management sowie IT-Teams und Mitwirkende in IT-Planungs- und Entscheidungsgremien „praktisch erlebbar“ machen, wie bei der Anwendung der vielfältigen Methoden konkret vorzugehen ist. So können kompetent nachhaltige Problemlösungen zu neuen bzw. vorhandenen IT-Systemen und IT-Services erreicht und die vereinbarten IT-Projekte in der Praxis erfolgreich umgesetzt werden.

Warum sollten IT-ExpertInnen bzw. das IT-Management über ganzheitliche IT-Methodenkompetenz verfügen?

Eingangs drei wesentliche Ausgangsfeststellungen:

  • Ohne eine ganzheitliche Planung und Steuerung der IT-Bereiche (IT-Services, IT-Systeme, IT-Prozesse, IT-Projekte) ist eine leistungsfähige IT heute nicht möglich und lassen sich IT-Innovationen nicht erfolgreich implementieren.
  • Nahezu alle Unternehmen und IT-Organisationen benötigen kompetentes IT-Personal, das die erprobten Methoden und IT-Instrumente kennt und anwendet. So kann den vielfältigen Herausforderungen der Digitalisierung sowie den komplexen Aufgabenstellungen der IT-Praxis, erfolgreich Rechnung getragen werden.
  • Nur mit Methodenwissen wird die digitale Transformation erfolgreich gelingen. Deshalb ist gezieltes informieren und schulen der Entscheidungsträger bzw. aller einbezogenen Akteure unverzichtbar.
Bei der Lösung von Problemen und Fragestellungen (sachgerechte Auswahl bzw. sichere Nutzung von IT-Systemen, Umsetzung von IT-Projekten bzw. Realisierung digitaler Transformationsprozesse, Innovations- und Produktlebenszyklusmanagement) ist die Komplexität häufig sehr groß. Jedes „vernünftige“ Handeln stößt an die Grenzen dieser Komplexität. Fast immer entstehen nach Planungen Ergebnisse, die so nicht vorgesehen waren. Die planende Vernunft hat offenbar ihre Grenzen. Erkennt man sie an, mag man resignieren und sich zum „Durchwursteln“ bekennen. Möglich ist allerdings auch, sich für eine behutsame Unterstützung der unvermeidbaren oder gewollten Planungs- und Entscheidungsprozesse mit bewährten und „richtigen“ (also zweckmäßigen, geeigneten etc.) Methoden und Techniken zu entscheiden und - je nach Herausforderung - ein systemisch agiles Vorgehen zu wählen.

Merke: Heute ist es unerlässlich, dass sich sowohl IT-ExpertInnen, ProjektleiterInnen und das IT-Management zumindest ein grundlegendes Methoden-Know-How aneignen. So können sie in entsprechenden Planungs-, Entscheidungs- und Steuerungsprozessen zu IT-Themen wertvolle Unterstützungen im Sinne der MitarbeiterInnen im Unternehmen leisten.

Wesentlich ist eine hohe Handlungskompetenz für die Lösung von Herausforderungen bzw. Problemstellungen - etwa bei IT-Investitionen, Architekturvorgaben und Personalentscheidungen in der IT sowie organisatorischen Maßnahmen. Werden Problemlösungstechniken beherrscht, kann ihr Einsatz qualitativ verbesserte Ergebnisse hervorbringen. Die Entscheidungsvorbereitung und Selbsteinschätzung mit methodischer Kompetenz stärkt den eigenen Selbstwert bzw. jenen der Gruppe. Die Methodenkompetenz wirkt dann als Multiplikator für andere Kompetenzfelder (fachliche und soziale Kompetenz) und verstärkt die Handlungskompetenz der IT-ExpertInnen und des IT-Management bzw. der Gremien zu IT-Themen (Planungs-, Entscheidungs- und Kontrollgremien).

Folie1.JPG

Abb. Methodenkompetenz zur Lösung von IT-Planungs-, Entscheidungs- und Steuerungsaufgaben - eine Einordnung

Die Qualität eines Problemlösungsprozesses steigt mit der Menge gut strukturierter Informationen - also auch mit der Menge genau dafür geeigneter und eingesetzter Methoden und Techniken. Die Erhaltung der Handlungsfähigkeit zwingt aber auch dazu, jeden analytischen Prozess zeitlich zu begrenzen und dann über Maßnahmen zu entscheiden bzw. diese zeitgerecht umzusetzen.

Folgende Methoden sollten allen an Planungen und Entscheidungen, sowie der Steuerung von IT-Systemen, IT-Prozessen und IT-Projekten Beteiligten bekannt sein:
  1. IT-Planungen und strategische Analysemethoden für die IT-Organisation: SWOT-Analyse, Ziel-Planung und -Analyse, IT-Projekt-Portfolio-Analyse, IT-Masterplan.
  2. Analysemethoden zur Maßnahmenplanung und Entscheidungsfindung in der IT: Wirtschaftlichkeitsanalysen, Nutzwertanalysen, Stakeholder-Analysen, Kennzahlen-Analysen, IT-Benchmarking.
  3. Methoden zur Steuerung laufender IT-Prozesse und zur nachhaltigen Sicherung des IT-Systembetriebs: IT-Prozessanalysen, Impact-Analysen, IT-Risiko- und Sicherheitsanalysen, IT-Compliance-Analyse.

Um einem Methodismus vorzubeugen, ein wichtiger Hinweis: Methodenbeherrschung ist selten ausreichend, um komplexe Probleme zu lösen. Zur Reduktion von Komplexität ist Methodenbeherrschung allerdings zwingend notwendig. Ohne geeignete Methoden zu kennen, wird der Planungsprozess immer dem „Durchwursteln“ ähneln - bei Glück oder dem „richtigen Riecher“ kann das durchaus schneller zum angestrebten Ziel führen. Die Wahrscheinlichkeit dürfte jedoch gering sein, immer den richtigen Riecher zu haben.

Folie2.JPG
Abb. Problemlösungs-Methodiken für IT-Teams/Gremien


Wichtig: Methoden und Techniken sind Verfahrensmodelle. Für konkrete Problemlösungsprozesse bzw. IT-Projekte oder IT-Prozesse müssen sie in der Regel modifiziert werden. Ein Methodenmix ist zudem häufig sinnvoll und notwendig.

Qualifizierung für den Aufbau von Methodenkompetenz bei IT-Experten und dem IT-Management - die Optionen!
In 4 (voneinander unabhängigen) ADV-Workshops können Sie sich darauf vorbereiten, die anstehenden IT-Planungs-, Entscheidungs- und Steuerungsaufgaben souverän und erfolgreich zu meistern und die dazu bewährten Methoden zielgerichtet einzusetzen:

Methoden zur „IT-Planung“:
Eine stärkere strategische Ausrichtung der IT, die in der Praxis oft eingefordert wird, stellt eine wichtige Voraussetzung dar, um auch zukünftig IT-Systeme (IT-Infrastrukturen, Applikationen) und IT-Services in der geforderten Qualität zur Verfügung zu stellen.

IT-Verantwortliche müssen heute die IT klar als Schlüssel-Infrastruktur im Unternehmen positionieren und die IT damit sowohl strategisch planen als auch operative Planungsinformationen besitzen. Dies setzt sowohl eine Kenntnis der Anforderungen des Unternehmens an die IT sowie ein Wissen um die aktuellen IT-Trends voraus. Auf dieser Basis kann dann ein IT-Masterplan aufgestellt und ein IT-Projektportfolio vereinbart werden.

Zum Erarbeiten nachhaltiger IT-Planungen sind ausgewählte Instrumente und Methoden hilfreich. Dazu zählen:
  • Zielvereinbarungen (incl. Visioning) und Capability-Maps
  • SWOT-Analysen und IT-Trendanalysen,
  • Methoden zur Vereinbarung von IT-Teilstrategien (Architekturen, Services, Personal)
  • Portfoliotechnik und IT-Masterplanfestlegung.
Im Rahmen des 1. ADV-Methoden-Workshops können die TeilnehmerInnen kompaktes Know-How zur Entwicklung und praktischen Umsetzung von IT-Planungen bzw. IT-Strategien erfahren. Sie erfahren anhand von praktischen Beispielen, wie die IT ihrer Organisation zukunftsorientiert positioniert werden kann und welche IT-Innovationen nötig sind. Im Einzelnen lernen die Workshop-TeilnehmerInnen:
  • Analysemethoden und Instrumente zur strategischen IT-Planung erfolgreich einzusetzen.
  • IT-Strategien zu formulieren und in einem Strategiedokument zu fixieren.
  • Konkrete Maßnahmenkataloge (aus Zielkatalogen, SWOT-Analysen) zu entwickeln.
  • Architekturen bzw. IT-Projekte in einem IT-Masterplan zu spezifizieren.
Methoden zum Managen der „Enterprise Architecture bzw. IT-Architektur“:
Eine zentrale Herausforderung und Aufgabe im IT-Management besteht heute darin, eine transparente IT-Landschaft herzustellen und eine strategische Planung der IT-Architekturen (in Verbindung mit den Business-Architekturen) vorzunehmen. Dabei gilt es, die installierten IT-Systeme zu gegebener Zeit zu modernisieren und (mit einem ausgewogenen Migrationskonzept) auf den neuesten Stand zu bringen sowie eine zunehmend komplexe IT-Landschaft zu verwalten. Dies gelingt nur - so zeigen Erfahrungen - mit der Etablierung eines professionellen Enterprise-Architekturmanagements (kurz EAM), damit die Qualität der IT-Services gewährleistet und gleichzeitig die IT-Kosten langfristig gesenkt werden können.

In einem ADV-Workshop erfahren IT-Verantwortliche (insbesondere Enterprise-ArchitektInnen) und Systemverantwortliche im IT-Umfeld, wie angemessene und nachvollziehbare IT-Lösungen zu entwerfen, die entsprechenden Umsetzung zu begleiten sowie die IT-Landschaft nachhaltig erfolgreich steuerbar gemacht werden kann. IT-Verantwortliche bzw. IT-ArchitektInnen (Enterprise Architekten, Applikations-Architekt bzw. Systemverantwortliche im IT-Umfeld) stehen vor der Herausforderung und Aufgabe, angemessene und nachvollziehbare IT-Lösungen zu entwerfen, die entsprechende Umsetzung zu begleiten sowie die IT-Landschaft nachhaltig erfolgreich steuerbar zu machen. Das gilt unabhängig von der Branche und Unternehmensgröße.

Im Einzelnen lernen die TeilnehmerInnen im ADV-Workshop:
  • Zielsetzungen (Scoping) bzw. Visioning für das Architekturmanagement zu entwickeln.
  • Architekturprinzipien zu formulieren und bei Planungen und Entscheidungen zu berücksichtigen.
  • Enterprise-Architekturen in den verschiedenen Bereichen/Domänen (Business Architecture, Application Architecture, Data Architecture, Technology Architecture) mit ausgewählten Techniken zu dokumentieren sowie auch in vernetzt integrierter Form zu dokumentieren.
  • Instrumente und Verfahren zur Bewertung von IT-Architekturen anzuwenden.
  • Architekturen für ausgewählte Bereiche zu entwickeln und unternehmensspezifisch zu planen.
  • TOGAF-ADM zur Planungsumsetzung und Steuerung der IT-Landschaft zu nutzen.
  • Integrierte IT-Lösungen zu implementieren und kontinuierlich erfolgreich zu managen.
Mit Analysemethoden den IT-Systembetrieb und die IT-Services sichern:
IT-Systeme (Applikationen, IT-Infrastrukturen), IT-Projekte und Prozesse im IT-Bereich unterliegen – das steht außer Zweifel – immer einem gewissen Risiko. Eine Vielzahl von Einflussfaktoren kann dazu führen, dass das Erreichen der mit den IT-Systemen, den IT-Architekturen, den IT-Services  sowie den IT-Projekten angestrebten Ziele gefährdet wird oder gar erhebliche negative Folgewirkungen (etwa aus Fehlern oder Verzögerungen in der Ausführung der IT-Prozesse oder der IT-Projekte) denkbar sind.

Was erwartet die Teilnehmer des 3. ADV-Workshops?
  • Sie erhalten ganzheitliches, aktuelles und in der Praxis notwendiges Wissen aus allen wesentlichen Aktionsfeldern und Bereichen des IT-System- und Servicemanagement (Risiken bei den eingesetzten IT-Systemen, in IT-Projekten, IT-Prozessen sowie bei IT-Services).
  • An Fallbeispielen orientiert erwerben Sie im Rahmen des Workshops vielfältige Kompetenzen, vorhandene
  • IT-Risiken in Projekten, IT-Prozessen bzw. für ausgewählte IT-Systeme (IT-Architekturen) zu bewerten bzw. zu analysieren und daraufhin geeignete Handlungsoptionen zur Risikobehandlung zu entwickeln.
  • Darüber hinaus wird dargelegt, wie eine organisationsspezifische Verankerung von IT-System- und Servicemanagement und die Umsetzung von Methoden (wie Impact- und IT-Compliance-Analysen) in der Praxis aussehen können (Vorgehen und Einführungskonzepte, Rollen, Prozesse etc.).
Methoden zur Entscheidungsunterstützung und IT-Steuerung: Bewertung und Steuerung von IT-Investitionen, IT-Projekte und IT-Services:
Oft sind die Entscheidungsaufgaben im IT-Bereich so komplex, dass vor der endgültigen Entscheidung ausführliche Vorüberlegungen angestellt werden. Denken Sie etwa an IT-Investitionsentscheidungen (etwa über Infrastrukturen oder Applikationen). Wichtig ist es vielfach, Gruppen-Entscheidungen im Team herbeizuführen. Hier gilt es, geeignete Wege zu finden, um zu einer akzeptierten Entscheidungsfindung zu kommen.

Unabhängig vom Entscheidungsproblem ist für den Normalfall ein systematisches Vorgehen „angesagt“. Transparent und nachvollziehbar werden Bewertungs- und Auswahlprozesse erst dann, wenn die subjektiven Bewertungsvorgänge in formalisierte Bewertungsverfahren eingebettet werden.

Im Rahmen eines 4. Workshops erfahren die TeilnehmerInnen:
  • Welche Analysemethoden IT-ExpertInnen bzw. IT-Verantwortliche zur Unterstützung der Entscheidungsfindung sowie zur Maßnahmenplanung im IT-Bereich kennen müssen.
  • Wie und zu welchen Anlässen Methoden zur Wirtschaftlichkeitsanalyse im IT-Bereich angewandt werden.
  • Wie Nutzwertanalysen „funktionieren“ und auch im IT-Team helfen, Entscheidungen abgestimmt herbeizuführen.
  • Wie mit der Unterstützung der IT-Kennzahlentechnik Maßnahmen bzw. Entscheidungen vorbereitet und realisiert werden können.
  • Welche Chancen ein gezieltes IT-Benchmarking für die IT-Organisation ermöglicht.
Fazit: Der Einsatz von bewährten Methoden, die auf die Einbeziehung verschiedener Beteiligter und Betroffener abzielen, ermöglicht:
  • nachhaltige strategische Planungen und Entscheidungen für den IT-Bereich,
  • eine ganzheitliche Entscheidungsunterstützung (Basis für Management-Entscheidungen) sowie
  • die Bereitstellung wesentlicher Informationen und Instrumente für die Steuerung von IT-Systemen, IT-Prozessen und IT-Projekten.
Folie3.JPG
Abb. Mit dem Einsatz effektiver Methoden und Techniken zu optimaler IT-
Systemnutzung - "So viel wie nötig und nicht wie möglich"


Hinweis:
Die ADV-Methoden-Workshops richten sich vor allem an Personen, die im IT-Bereich Planungs- und Steuerungsfunktionen wahrnehmen bzw. übernehmen sollen.
Die TeilnehmerInnen sind zum Beispiel:
  • IT-Verantwortliche, CIOs, IT-LeiterInnen,
  • IT-ArchitektInnen (Enterprise-ArchitektInnen, Software-ArchitektInnen, System-ArchitektInnen etc.),
  • IT-ProjektleiterInnen (aktuell und zukünftig),
  • IT-TeammanagerInnen bzw. IT-AbteilungsleiterInnen,
  • InformationsmanagerInnen, IT-Controller, IT-RiskmanagerInnen
  • Interne und externe IT-Consultants,
  • und alle, die sich gezielt und ganzheitlich mit Methoden zur Planung, Umsetzung und Steuerung von IT-Transformationen vertraut machen wollen.

Nähere Informationen zu den 4 Workshops sowie Möglichkeiten zur Anmeldung finden Sie auf der ADV-Website unter www.adv.at/events.

Diese 4 Methoden-Workshops stellen eine perfekte Ergänzung zu unserer IT-ManagerInnen Ausbildung, dem 4-moduligen Lehrgang Qualifizierung zum IT-Manager, zur IT-Managerin dar.

Unser IT-Manager Lehrgang kann inhaltlich und finanziell im Masterlehrgang „Professional MSc Management und IT -Spezialisierung IT-Architektur und Systemmanagement“ der Donau-Universität Krems angerechnet werden - entspricht dem 3. Semester oder 20 ETCS Punkten. Im Herbst 2016 startet die nächste Gruppe mit dem Lehrgang. Noch haben Sie die Möglichkeit teilzunehmen. Nähere Informationen zu unserem Lehrgang entnehmen Sie unserer Website unter: www.adv.at/events.


von Dipl.-Hdl. Ing. Ernst Tiemeyer





ADV auf Xing
ADV auf Facebook
© 2015, ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung