Wissen
12.12.2018
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Selbstbelügen durch Zeitpuffer

Hans-Jörg Steffe, Trainer bei Aschauer IT, leitet den ADV-Lehrgang „Business Requirements Expert“ und erklärt, warum Schätzung in Projekten keine einmalige Sache ist und wieso das Planen von Zeitpuffern Selbstbelügen ist.

Max Mustermann hat sich in der Kalkulation seines IT-Projektes verschätzt. Anstatt der vor fünf Mona- ten berechneten 200 Projektstunden sind inzwischen bereits 250 angefallen, Grund dafür sind Konfl ikte, eine neue Software und folglich Planänderungen der IT-Abteilung. Die Kollegen in der IT sind ebenso angespannt und unerfreut über die Verzögerung, wie die Fachabteilung. Die zusätzlich benötigten Ressourcen fehlen in anderen Projekten. Mustermanns CEO fragt nun, wie das passieren konnte.

Business Requirement braucht Mut

„Hier hat Herr Mustermann mehrere typische Fehler in der Projektschätzung gemacht“, erklärt Hans-Jörg Steffe, Leiter des ADV-Lehrganges Business Requirements Expert. „Er hatte es mit einer statischen Schätzung, zeitaufwändigen Konfl ikten und geänderten Geschäftsobjekten zu tun.“

Um Mustermanns Situation genauer zu analysieren, betrachtet Steffe den Prozess des Business Requirement Engineerings von Beginn an: Bereits bei der Analyse der Projektziele und Prozessdarstellung könnte Mustermann dem Zusammenspiel zwischen Fachabteilung und IT zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt haben. „Um sicherzugehen, dass zwischen den Abteilungen nicht aneinander vorbeigeredet wird, ist ein Miteinander und Konsolidieren wichtig“, so der Experte. Um im nächsten Schritt die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen benötigten Geschäftsobjekten darlegen zu können, ist beidseitiges Verständnis essenziell. „Damit hätte die neue Software und die damit verbundene Zeitverzögerung bereits im Vorfeld aufgedeckt werden können.“

Konflikte als Motivationssteigerung?

Business Requirement ist selten konfl iktfrei. Konfl ikte können zeitaufwändig, aber auch positiv sein. „Wenn Mitarbeiter und Kollegen ihre Meinung kundtun und ihre Ansichten einbringen können, steigert das die Motivation“, erklärt Steffe. Umgekehrt kann schlechtes oder fehlendes Konfl iktmanagement nachhaltig schaden. Der wohl bekannteste Bestandteil des Business-Requirement-Prozesses ist die Schätzung, sowohl jene des Aufwandes als auch der Kosten. Hier werden sämtliche gesammelte Informationen miteinander verknüpft. Steffe betont, dass das nicht in fünf Minuten passiert und keine einmalige, statische Aufgabe, sondern ein Prozess ist. „Egal wie gut man die einzelnen Bausteine und deren Zusammenhänge analysiert – eine exakte Schätzung gibt es nicht. Sonst wäre es keine Schätzung, sondern Wissen.“ Je früher geschätzt wird, desto mehr verschätze man sich, desillusioniert er weiter. Schätzungen sollten daher also nicht nur vor Beginn eines Projektes passieren, sondern als laufender Prozess und regelmäßiger Bestandteil des Projektes betrachtet werden.

Puffer sind keine Lösung

Max Mustermann musste sich also verschätzen und kann nichts dafür? „Schätzungen sind immer ungenau. Doch mit einer professionellen Herangehensweise an Business Requirements Engineering und einer Extraportion an Mut und Willen gelingen Schätzungen, mit denen gearbeitet werden kann.“ Zeit- und Ressourcenpuffer sieht Steffe nicht als Option – werden dabei immerhin Ressourcen gebunden, die in anderen Projekten besser eingesetzt wären. „Nur, wer sich selbst belügen möchte, plant Puffer ein. Es gibt defi nitiv bessere Alternativen“, schließt er.

Dieser Artikel erschien in der Print-Ausgabe der ADV Mitteilungen, Nr. 3/2018.

 

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