Zukunft gestalten

 Die transformative Rolle der KI in der österreichischen Bundesverwaltung

3. Juli 2024 / Günter Stessl, Abteilungsleitung AI – Bundesrechenzentrum

Nicht mehr nur Expertinnen & Experten beschäftigen sich mit dem Thema KI, sondern auch die Bürger:innen Österreichs werden mittelbar oder unmittelbar mit KI konfrontiert. Ebenso steigt mit jeder neuen technischen Möglichkeit im privaten Umfeld die Erwartungshaltung der Verwaltungsmitarbeiter:innen, neue technische Möglichkeiten in den Arbeitsalltag zu integrieren. Das Spannungsfeld zwischen technologischem Fortschritt und den organisatorischen, ethischen und rechtlichen Rahmenbedingungen muss thematisiert werden. Alte Denkmuster müssen aufgebrochen und Prozesse neu gestaltet werden, um die transformative Rolle von KI voll entfalten zu können.

8-Stufen-Modell „Leading Change“

Eine Möglichkeit, die transformative Rolle von KI in der österreichischen Bundesverwaltung begreifbar zu machen, ist das 8-Stufen-Modell „Leading Change“ von John Kotter. Das Modell, das aus dem klassischen Change-Management stammt und einen erfolgreichen Transformationsprozess beschreibt, sollte auch bei der Einführung von KI in einer Organisation zur Anwendung kommen.

Handlungsdruck in der österreichischen Bundesverwaltung

Die Dringlichkeit durch die disruptive technische Entwicklung im Umfeld von KI, insbesondere durch Generative KI, ist bereits deutlich spürbar. Es sind nicht mehr ausschließlich KI-Expert:innen, die sich mit dem Thema KI auseinandersetzen, um Geschäftsprozesse zu optimieren und durch den Einsatz von unterstützender KI (teil-)zu automatisieren. Jede einzelne Person wird in Zukunft KI als Arbeitswerkzeug nutzen, sofern geeignete Rahmenbedingungen geschaffen werden können.

Eine rasante Marktentwicklung im Umfeld von KI löst einen Handlungsdruck in den unterschiedlichsten Bereichen der österreichischen Bundesverwaltung aus. Es ist wichtig, das Thema strategisch anzugehen und eine Vision und Strategie zu entwickeln, die durch gezielte Initiativen unterstützt wird, um nicht blind in das Abenteuer KI zu stolpern.

Erfolgreiche Kommunikation als Schlüsselfaktor

Im Modell von J. Kotter wird die Entwicklung einer Vision und Strategie in Schritt 3 beschrieben. Der nachfolgende Schritt ist die erfolgreiche Kommunikation, um eine Gruppe von Freiwilligen zu identifizieren, die KI in die Organisation tragen. In diesem Bereich spielen z.B. Communities für den Erfahrungsaustausch eine wesentliche Rolle, aber auch Führungsallianzen.

Herausforderung: Hindernisse aus dem Weg räumen

Einer der herausforderndsten Schritte im Change-Management ist Schritt 5, in dem es darum geht, Hindernisse aus dem Weg zu räumen, um Aktivitäten mit der neuen Technologie zu ermöglichen. Dabei geht es vor allem um die Schaffung organisatorischer und prozessualer Rahmenbedingungen.

Es ist zu überlegen, ob zentrale Anlaufstellen in einer Organisation notwendig sind, aber auch, ob bestehende Prozesse, wie z.B. der Prozess zur Abwicklung von IT-Projekten oder die Erstellung von Sicherheitskonzepten, in gleicher Form oder angepasst auf KI-Projekte angewendet werden können.

Wie gelingt die alltagstaugliche Integration?

Für die Integration von KI in den Arbeitsalltag ist es besonders wichtig, Initiativen von Mitarbeiter:innen gezielt zu unterstützen und zu fördern, Proof of Concepts durch im KI-Umfeld erfahrene Personen durchzuführen und als Organisation Verantwortung im Umgang mit KI zu übernehmen. Das Screening und Skilling von Mitarbeiter:innen wird als wesentlicher Erfolgsfaktor gesehen. Eine Auseinandersetzung mit der nachhaltigen Verankerung der notwendigen Veränderungen ist essenziell. Denn jeder kennt den PoC, der erfolgreich verlaufen ist, aber aufgrund technologischer oder finanzieller Rahmenbedingungen nicht in ein Umsetzungsprojekt übergehen konnte.

Klare strategische Ausrichtung

Es kann uns gelingen, die Potenziale von KI sinnvoll zu entfalten und das Spannungsfeld zwischen technologischen Entwicklungen und organisatorischen, ethischen und rechtlichen Rahmenbedingungen zu adressieren. Dazu ist es notwendig, eine klare gemeinsame strategische Ausrichtung und Rahmenbedingungen zu definieren, um Synergien bestmöglich zu nutzen.