Agilität mittels Lean IT

Wie das BRZ Arbeits- und Denkweisen verändert

15. September 2022 / Karin Wegscheider

Das BRZ setzt auf Lean IT, um auf Kundenbedürfnisse optimal eingehen zu können und für aktuelle Herausforderungen besser gewappnet zu sein.

Neue Methoden

Die IT-Branche agiert in einem äußerst dynamischen Umfeld. Das starke Wachstum auf der einen Seite und der Fachkräf­temangel auf der anderen Seite sind Herausfor­derungen, denen sich das BRZ stellen will und muss. Darüber hinaus verändert die digitale Transformation die Prozesse in der öffentlichen Verwaltung grundlegend. E-Government ist heute, M-Government (also Mobile Govern­ment) die Zukunft. Das spiegelt sich in stetig steigenden und sich verändernden Kundenbedürfnissen wider. Für das BRZ bedeutet das, bestehende Arbeits­weisen sehr genau unter die Lupe zu nehmen, diese zu hinterfragen, zu überarbeiten und zu optimieren. Nur so können kurzfristig Kapa­zitäten für neue Aufgaben geschaffen werden. Außerdem ermöglicht Lean IT, die Transparenz der Leistungserbringung weiter zu steigern. 

Erfolgsfaktor Lean Management

Seit 2018 setzt das BRZ unternehmensweit auf Lean. Die Lean-Philosophie stammt eigent­lich aus der Automobilbranche. Toyota richtete als erste Firma die Produktion nach Lean-Prinzi­pien aus und wurde damit sehr erfolgreich. Spä­ter prägten Forscher des Massachusetts Institute of Technology den Begriff „Lean Management“. Beim Lean Management steht das kontinuier­liche Streben nach Perfektionierung der Wert­schöpfung für den Kunden im Vordergrund. Dabei sollen zum einen die Kundenbedürfnisse so exakt wie möglich erfüllt werden. Zum ande­ren sollen alle Aktivitäten, die für den Kunden keinen zusätzlichen Wert stiften, aus Prozessen eliminiert werden. Durch die Effizienzgewinne werden Kapazitäten frei, die für andere Aufga­ben genutzt werden können. Gleichzeitig erhöht sich durch die Änderungen die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit. Ein praktisches, einfaches Beispiel aus dem Arbeitsalltag im BRZ: Ganz in „Lean“-Sinne ergänzen kurze Besprechungen („Huddles“) inzwischen unternehmensweit den klassischen länger dauernden Jour-Fixe oder haben diesen bereits gänzlich abgelöst.

Ein weiteres Beispiel: Das Werkzeug „Wertstromanalyse“ erfasst alle durchgeführten Prozessschritte zur Erbringung einer Dienstleistung für den Kunden. Der Ist-Zustand des Wertstroms wird dargestellt, um Verbesserungspotenzial aufzudecken, den Ziel-Zustand zu definieren und konkrete Maßnahmen abzuleiten, um den Ziel-Zustand zu erreichen.

Is it lean? Lean it is!

Die Erfahrungen mit der Einführung effektiver Lean-Werkzeuge im Zuge eines Piloten 2017 waren äußerst positiv und haben zu sichtbaren und messbaren Erfol­gen geführt, etwa zur besseren Priorisierung von Arbeitspaketen und einer besseren Aufgabenverteilung durch mehr Transparenz. Das war der Startschuss für den unterneh­mensweiten Roll-out der Lean-Methodik im BRZ. Als erster Schritt wurden sieben erfahrene MitarbeiterInnen zu Lean Coaches ausgebildet. In einer ersten Welle arbeiteten fünf Teams aus unterschiedlichen Bereichen intensiv mit diesen Coaches.

In Diagnosephasen wird analysiert, was in den jeweiligen Teams gut läuft und beibehalten werden soll oder was verbessert werden kann. Für eine nachhaltige und signifi­kante Effizienzsteigerung wird so ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess in Gang gesetzt.

Über die Autorin:
Dr. Karin Wegscheider ist Bereichsleiterin für Product Management im BRZ und hat als Lean-Coach die Einführung im BRZ federführend begleitet. Ihr Fazit: „Das Positive an Lean IT ist, immer das Gefühl zu haben, für Veränderungen und plötzliche Herausforderungen gut gerüstet zu sein. Man ändert nicht nur die Arbeitsweise, sondern auch die Denkweise.“

Über das BRZ:
Das BRZ ist das Kompetenzzentrum für Digitalisierung des Public Sectors in Österreich. Als E-Government-Partner der österreichischen Verwaltung entwickelt und betreibt das BRZ seit 25 Jahren moderne IT-Lösungen und verfügt über eines der größten Rechenzentren des Landes. Das BRZ nutzt innovative Technologien wie Big Data, Artificial Intelligence, Blockchain oder Robotics. BewerberInnen können sich auf brz-jobs.at über aktuelle Stellenangebote informieren.

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