Data Governance mit Excel – oder: Wir sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht

29. März 2022/in Digitalisierung, Allgemein, Data Governance /von Alexander Pongratz

Gastautorin: Brigitte Lutz, Data Governance-Koordinatorin der Stadt Wien, ADV-Vorstand & DIO-Vizepräsidentin

Wir verwenden viel Energie auf das Management unserer Daten und BI-Tools, ignorieren aber in der Regel das Excel-Dilemma. Excel steht hier als Synonym für diverse Tabellenkalkulations-Tools, wie Google Sheet, Libre Office oder Open Office Calc, Gnumeric, PlanMaker oder Apple Numbers, aber auch „Schatten-IT“-Systeme wie Access oder andere lokale Datenbanken und Datenhaltungen. Tabellenkalkulations-Tools sind als Berichtstool attraktiv.

In den meisten Unternehmen verlassen sich die BenutzerInnen weiterhin in hohem Maße auf Excel-Berichte für Analysen, und dennoch wird dieser Inhalt völlig unkontrolliert belassen. Diese Berichte werden in der Regel per E-Mail zwischen den BenutzerInnen ausgetauscht, ohne Versionskontrolle, ohne Durchsetzung der Datenqualität und ohne Kontrolle über die gemeinsame Nutzung sensibler Daten. Darüber hinaus kann es zu Problemen kommen, wenn die zuständigen Personen das Unternehmen verlassen oder Daten in falsche Hände kommen.

Im Hinblick auf die Data Governance ist dies ein Rezept für ein Desaster und die Konsequenz davon, wenn Excel-Reporting nicht in eine Governance-Strategie einbezogen wird, ist eine dauerhafte Verbreitung nicht vertrauenswürdiger Berichte und Parallelstrukturen.

Welche Maßnahmen können Sie ergreifen, um diesen Wildwuchs in Ihrem Unternehmen in den Griff zu bekommen und die Data Governance zu stärken?

Excel & Co. von den Rechnern Ihrer BenutzerInnen zu deinstallieren, wäre die konsequenteste Methode, aber schwierig bis gar nicht durchzusetzen …  

Wo eine „Schatten-IT mit Excel“ besteht, bedeutet das, dass es Anforderungen gibt, die von den angebotenen IT-Services nicht wie benötigt abgedeckt werden. Eine Erhebung zu machen und einen Blick auf diese Anwendungsfälle zu richten, ist den Aufwand sicherlich wert. Letztendlich muss über das Anforderungsmanagement die Transformation der Schatten-IT in die IT-Services erfolgen.

Gibt es fachlich prozessrelevante Daten, die ausschließlich in Excel-Dateien gespeichert werden, liegt die Hoheit über diese Daten bei der Data-Governance-Organisation unbekannten fachlichen NutzerInnen …

Die Einbeziehung von Berichten, die von BenutzerInnen in Excel generiert werden, in die Data Governance ist möglich, wenn es Regelungen gibt, die vorsehen, dass

• Berichte zumindest einer Dokumenten-Governance unterliegen und in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden müssen,
• Berichte im Excel-Format nur mehr als Link zu dieser Ablage versendet werden dürfen,
• Berichte durch Data Stewards und/oder Data Owner abgenommen werden müssen und dies im Genehmigungslauf transparent und als Qualitätsmerkmal sichtbar ist.

Dies alles kann durch einen Datennutzungskatalog ergänzt werden, wo ein Mindestmaß an Metadaten zu den Berichten obligatorisch ist.

Und natürlich hat ein Enterprise Content Management oder Dokumentenmanagementsystem Lösungen parat, um die Excels besser in den Griff zu bekommen (Dokumententypen und Löschverbot, Sicherheitsklassen, Versionsverwaltung etc.).

Hier wachsen Data Governance und Dokumenten-Governance zusammen und es entsteht mehr Ordnung im Datenwald Ihres Unternehmens …

Ich würde mich freuen, Ihre Erfahrungen zu diesem Thema zu hören und bei der 5. Österreichischen Data Governance Konferenz zu diskutieren. Klicken Sie auf den Button, um mehr zu erfahren: